Genellikle tüm veritabanı programları bir çok uygulamaya veri transferi sağlayacak şekilde geliştirilmişlerdir. Yani Excelde oluşturduğunuz veri tabanını Access'de, dBaseIII'de, Word'de, Visual Basic'de kullanabilirsiniz. Birçok veritabanı programlarında olduğu gibi, Microsoft Excel'de de diğer veritabanı uygulamalarından (onların özgün formatlarından) veri almak (import) ve Microsoft Excel'de kayıtlı verileri de diğer programlara vermek (export) için çeşitli olanaklara sahiptir. Çok yaygın olarak karşılaşan şeylerden birisi; Microsoft Excel dosyalarından Access'e veri almak ya da onlara bağlı (link) çalışmaktır. Almak ve bağlı çalışmayı biraz açacak olursak; almak, verileri transfer etmek demektir. Diğer bir deyişle verilerin Excel'den Access'e kopyalamak anlamına gelir. Bağlantı kurmak ise, veriler Excel dosyası olarak dururlar. Access, onları açarak alır ya da üzerinde işlem yapar. Burada bir transfer işlemi söz konusu değildir.

Bir tablo ya da sorgunun aktarılabileceği değişik dosya formatları şunlardır:
text files (.TXT) (delimited ya da fixed);
Microsoft Excel 3, 4, 5-7, 97;
HTML files;
dBASE III, IV and V;
Microsoft FoxPro 2.x and 3.0;
Microsoft Word Merge;
Rich Text Format (.RTF);
Microsoft IIS (Internet Information Server);
Microsoft ActiveX Server;
ODBC Databases.
HTML dosya biçiminin kullanılmasıyla ilgili olarak daha fazla bilgi için bölümüne bakınız.
Text Dosya

Veri Almak (import): Excel dosyası, Access veritabanı, text dosya ya da diğer bir formattan verileri Access veritabanına kopyalamak.
Veri Aktarmak (export): Access veritabanındaki verileri Excel dosyası, Access veritabanı, text dosya ya da diğer bir formata kopyalamak.
Bağlanmak (Link ): Excel dosyası ya da diğer veritabanlarındaki verilere erişmek. Onlara bağlantı kurarak verileri kullanmak. Transfer etmeden kullanmak.

Access'ten Access'e Veri Transferi
Önce bir Access veritabanındaki bir tabloyu (ya da diğer bir nesne olabilir) diğer bir Access veritabanına

Bir Access veritabanından diğerine veri aktarma:
aktarmayı ya da diğer bir Acceess veritabanından veri almayı görelim. Bir Access veritabanından diğerine veri aktarmak için File menüsündeki Export komutu kullanılır.
1. Aktarılacak nesne veritabanı penceresinde seçilir.
2. File menüsünden Export komutu seçilir.
3. Nesnenin taşınacağı veritabanı seçilir.

Bir Access veritabanından veri almak:
Bir Access veritabanı dosyasından başka bir Access dosyasına veri aktarmak için File menüsündeki Export komutu kullanılır.
1. Aktarılacak nesne veritabanı penceresinde seçilir.
2. File menüsünden önce Get External Data seçilir. Ardından Import komutu seçilir.
3. Nesnenin taşınacağı veritabanı seçilir.
NOT: Hangi nesnelerin (objects) import edileceği seçilir. İstenirse Select All deyimiyle nesneler toplu olarak seçilir.

Access'ten Diğer Dosya Türlerine Veri Transferi:
Access içindeki nesneler farklı dosya türlerinde de kaydedilebilirler.
Diğer dosya türlerine veri transferi:
1. Veritabanı penceresinde tablo ya da sorgu seçilir.
2. File menüsünden Export komutu seçilir.
3. Save as type kutusundan istenilen dosya formatı seçilir.
4. File Name kutusuna dosyanın adı girilir.

Bir Access tablosunun bir text dosya olarak kaydedilmesi yaygın bir işlemdir. Bu sayede text bilgiler diğer uygulamalar tarafından kullanılabilir. (örneğin bir ticari uygulama ya da bir DOS programı bu text bilgileri okuyabilir).
İki tür text dosya yapısı vardır:

• Fixed Width (sabit aralıklı) : Fixed Width özelliği daha az kullanılır. Bu özelliğin anlamı her alanın sabit bir uzunluğunun olmasıdır. Yani "adresi" alanı 25 karakter ise ve adres için 10 karakter bile olsa 25 karakterlik bir alan kullanılır. Halilibrahim; Uzun; 45 Sokak No 66 Ankara Bu seçenek kullanıldığında Export Wizard sabit kolon genişliklerinin manuel olarak değiştirilebilir.

• Delimited (özel sonlandırıcı karaktere sahip) : Delimited seçeneği ise daha yaygın olarak kullanılır. Delimited seçeneğinin anlamı alanlar belli bir karakterle (örneğin virgül ya da noktalı virgül) ayrılırlar. Halilibrahim; Uzun; 45 Sokak No 66 Ankara;

Sonlandırıcı karakterle ayrılmış:
1. Veritabanı penceresinde tablo ya da sorgu seçilir.
2. File menüsünden Export komutu seçilir.
3. Save as type kutusundan istenilen Text Files seçilir.
4. File Name kutusuna dosyanın adı girilir.
5. Export Text Wizard devreye girerek istenilen çevirme işlemini yapmanızı sağlar.
Bu aşamada Delimited ya da Fixed Width seçilir. Eğer delimited seçilmişse delimiter karakteri seçilir. (Tab, Semicolon, Space, diğer). Alan tanımlayıcısı istiyorsanız Include Field Names on First Row seçeneğini işaretleyin.

Microsoft Word'e Aktarma
Access tablolarını, sorgularını, formlarını ve raporlarını kolayca Word belgesi haline dönüştürebilirsiniz. Bu işlem için Merge it With MS Word düğmesi kullanılır.
1. Veritabanı nesnesi seçilir.
2. Office Links düğmelerinden Merge it With MS Word düğmesine tıklanır.
Bu işlem sayesinde verilere Word ile daha fazla biçimleme özelliği ekleyebilirsiniz. Bu işlem nesnenin RTF (rich text format) biçiminde bir belge olmasını sağlar.

Import (Veri Alma) İşlemi
Access, birçok uygulama için değişik formatlarda veri transferi (export) edebildiği gibi, diğer uygulamalardan da alabilir. Bu işleme Import denir. Import edilen veriler Access içinde tablo olarak saklanırlar.
1.File menüsünden Get External Data seçilir.
2. Import iletişim kutusunda kendisinden veri alınacak olan Access veritabanı ya da diğer türlerdeki dosyalar seçilir.
3. Import edilecek veriler New Table seçeneği ile yeni bir tablo olarak ya da Existing Table seçeneği ile mevcut bir tablolaya eklenebilir.
NOT: Access alınan nesneleri bir tablo olarak mevcut veritabanına ekler. Bu veritabanının aynı adı bir nesne varsa o zaman nesnenin adında bir sayı eklenir. Örneğin musteri adı bir tablo varsa; musteri1, musteri2 gibi tablo adları oluşur.

Çalışma Tablolarından Veri Almak
Access tablolarına Microsoft Excel ve Lotus gibi çalışma tablolarından veri transfer edilebilir. Çalışma tablolarındaki satırlar Access tablolarına birer kayıt olacak biçimde transfer edilirler.
1.File menüsünden Get External Data seçilir.
2. Import iletişim kutusunda kendisinden veri alınacak olan çalışma tablosu seçilir.
3. Ardından Import Spreadsheet Wizard devreye girer ve verilerin transferini sağlar.
4. Firt Row Contains Column Headings seçeneği ile çalışma tablosundaki kolon başlıkları Access tablosundaki alan adlarına karşılık gelir. Bunun dışında New Table seçeneği ile yeni bir tablo olarak ya da Existing Table seçeneği ile mevcut bir tablolaya eklenebilir.
Ayrıca istenilen çalışma tablosunu (sheet) ya da belli bir kısmını (range) seçmeniz sağlanır.
5. Ardından ekrana gelen Field Options bölümünde alanların veri türleri ve indeksleri düzenlenir.

Text Verileri Import Etmek
Diğer uygulamalardan veri transfer etmenin yaygın yollarından birisi de Text verileri import etmektir. Ticari uygulamalar, mainframe uygulamaları, hemen hemen bütün uygulamalar verileri text olarak kayıt edebilirler.
Text verileri iki tür olabilirler. Fixed Width ve Delimited. Fixed Width özelliği daha az kullanılır. Bu özelliğin anlamı her alanın sabit bir uzunluğunun olmasıdır. Yani "adresi" alanı 25 karakter ise ve adres için 10 karakter bile olsa 25 karakterlik bir alan kullanılır.
Delimited seçeneği ise daha yaygın olarak kullanılır. Delimited seçeneğinin anlamı alanlar belli bir karakterle (örneğin virgül ya da noktalı virgül) ayrılırlar.
1.File menüsünden Get External Data seçilir.
2. Import iletişim kutusunda kendisinden veri alınacak text dosya seçilir.
3. Ardından Import Text Wizard devreye girer ve verilerin transferini sağlar.
4. Firt Row Contains Column Headings seçeneği ile varsa alan adları Access tablosundaki alan adlarına karşılık gelir. Bunun dışında New Table seçeneği ile yeni bir tablo olarak ya da Existing Table seçeneği ile mevcut bir tablolaya eklenebilir.
5. Ardından ekrana gelen Field Options bölümünde alanların veri türleri ve indeksleri düzenlenir.
Advanced düğmesine tıklanarak delimiter karakterler ve alanların formatları düzenlenir.
Bağlantı (Link)
Bir nesneyi import etmek onu Access'e kopyalamak anlamına gelir. Import edilen veriler fiziksel olarak Access veritabanında yer alırlar. Link etmek ise verilerin transferi anlamına gelmez. Verileri kaynağında dururular. Bu sadece bu verilere bir bağlantı sağlanır.

Bağlantı kurmak (Link)
1.File menüsünden Get External Data seçilir.
2. Ardından Link Table komutu seçilir.
3. Ardından bağlantı kutulacak tablo ya da çalışma tablosu seçilir.
4. Link düğmesine tıklanarak bağlantı kurulur.

Excel Verilerine Bağlantı
Access, Microsoft Excel çalışma tablosundaki verilere bağlantı kurarak onları kullanmanızı sağlar.
Adım-adım: Bağlantı kurmak
1.File menüsünden Get External Data seçilir.
2. Ardından Link Table komutu seçilir.
3. Ardından bağlantı kutulacak Excel çalışma kitabı (workbook) seçilir.
4. Link düğmesine tıklanarak bağlantı kurulur.
5. Bu işlemin ardından Link Spreadsheet Wizard devreye girerek istenilen çalışma tablosunu (sheet) ya da belli bir kısmını (range) seçmenizi sağlar.
Links to External Data: Text
Bir text dosyadaki verilere bağlantı kurmak (link) onları import etmeye benzer.
1.File menüsünden Get External Data seçilir.
2. Ardından Link Table seçilir.
3. Link iletişim kutusunda kendisinden veri alınacak text dosya seçilir.
3. Ardından Links Text Wizard devreye girer ve verilerin transferini sağlar.
4. Firt Row Contains Column Headings seçeneği ile varsa alan adları Access tablosundaki alan adlarına karşılık gelir. Bunun dışında New Table seçeneği ile yeni bir tablo olarak ya da Existing Table seçeneği ile mevcut bir tablolaya eklenebilir.
5. Ardından ekrana gelen Field Options bölümünde alanların veri türleri ve indeksleri düzenlenir.
Advanced düğmesine tıklanarak delimiter karakterler ve alanların formatları düzenlenir.
Uygulamalar

Microsoft Excel'den veri alma (import)
1.File menüsünden Get External Data seçilir.
2. Import iletişim kutusunda kendisinden veri alınacak olan çalışma tablosu seçilir. Örneğin Excel 7.0 ya da Excel 2000 gibi. Ardından dosya seçilir: Örneğin: C:\data\Veri.xls
3. Ardından Import Spreadsheet Wizard devreye girer ve verilerin transferini sağlar.
4. Firt Row Contains Column Headings seçeneği ile çalışma tablosundaki kolon başlıkları Access tablosundaki alan adlarına karşılık gelir. Bunun dışında New Table seçeneği ile yeni bir tablo olarak ya da Existing Table seçeneği ile mevcut bir tablolaya eklenebilir.
5. Ardından ekrana gelen Field Options bölümünde alanların veri türleri ve indeksleri düzenlenir.